Pensavi che bastasse qualche telefonata per organizzare un evento?

Ci sono eventi e momenti speciali, ecco quello che devi sapere.

Come organizzare un grande evento: la guida completa!




Vorresti organizzare un grande evento come una festa tradizionale cittadina o di prodotti tipici ma non sai da dove iniziare? Sei nel posto giusto! Ecco la guida che fa al caso tuo per organizzare grandi eventi.

Abbiamo organizzato e partecipato a molti eventi nel corso degli anni e abbiamo identificato almeno dieci passaggi chiave che contraddistinguono un evento di successo, in questo articolo tratteremo i primi 4...seguiteci nei prossimi giorni per leggere gli altri in una raccolta professionale degna di un Event Planner professionale!

Anche se non entreremo nello specifico riguardo tutti i dettagli a cui pensare poiché gran parte di essi dipenderanno dal tipo di evento che si vorrà organizzare, indicheremo alcune best practice importanti da seguire per eventi che prevedano un grande afflusso di partecipanti.

Vedremo una serie di passaggi utili che vi guideranno nella pianificazione per ordine temporale, inizieremo quindi a lavorare a ritroso dalla data dell'evento. Se state pianificando un evento virtuale, presto pubblicheremo una checklist per eventi virtuali scaricabile in PDF!

Ci auguriamo che quanto segue fornisca le basi per la pianificazione del vostro evento quindi, senza ulteriori indugi, affrontiamo i primi quattro di dieci passaggi:

1. Sviluppa il tuo obiettivo o gli obiettivi del tuo evento. Il primo passo nella pianificazione del vostro evento sarà stabilire un obiettivo o gli obiettivi tangibili. Per prima cosa, iniziamo chiedendoci: perché vogliamo organizzare questo evento, cosa speriamo di ottenere? Se conoscendo gli obiettivi chiave della nostra organizzazione prima ancora della pianificazione, potremo assicurarci che ogni parte del nostro evento sarà ottimizzato con successo. Stiamo cercando di aumentare la notorietà del nostro brand o vogliamo promuovere una causa raccogliendo donazioni per il nostro progetto? Speriamo di attirare 50 o 5000 partecipanti? Stabilire un obiettivo con metriche quantificabili e plausibili renderà più facile al nostro team assicurarsi l’obbiettivo.

2. Organizziamo la squadra. In questo potrebbe tornarci molto utile chiedere l’aiuto di un’agenzia come MyPartyEvents che si occupa di questo aspetto con professionalità. Ogni evento richiede un certo lavoro di squadra per gestire tutti i dettagli. Consideriamo quindi l'idea di utilizzare MyPartyEvents come Event Manager per reclutare professionisti che possano occuparsi di:

  • gestione del locale;
  • attrezzature come impianti audio/video console con microfoni e proiettori;
  • divertimento;
  • promozione, specialmente online;
  • eventuali sponsor;
  • gestione dei volontari (vedi come per l’organizzazione di feste tradizionali).

Assegniamo ruoli individuali ai membri del team creando un sistema di responsabilità così eviteremo che le varie attività cadano nel dimenticatoio, quindi deleghiamo senza dimenticare di supervisionare i vari step calendarizzati nel programma.

3. Stabiliamo il nostro budget. Stabilire il budget dell’evento è una delle parti più importanti della progettazione. Abbiamo visto molte grandi idee sfumare per aver trascurato le spese per elementi indispensabili. Alcune delle spese critiche che devi includere nel tuo budget sono:

  • Per la location: questo costo dovrebbe includere i noleggi e qualsiasi assicurazione necessaria oltre alle royalties della SIAE.
  • Cibo e bevande, ricordiamo che il budget messo a disposizione dovrebbe essere coerente con il numero di persone che si registreranno all’evento o con i biglietti venduti.
  • Intrattenimento: non importa che si tratti di un DJ o di un artista di strada, assicuriamoci di avere un margine per eventuali spese extra oltre ai compensi.
  • Allestimenti: useremo addobbi fai-da-te o qualcosa di un po' più elaborato? Stabilire i costi in anticipo ci aiuterà a determinare cosa ci potremo permettere.
  • Il Personale. Retribuire del personale potrebbe comprendere una spesa fiscale extra per questo sarebbe meglio rivolgersi ad imprese che contano sulla collaborazione di personale già inquadrato fiscalmente. Se l’evento potrà contare su volontari sarà comunque necessario ricompensare l’aiuto fornito con pass gratuiti all’evento, buoni per i pasti o bevute illimitate.
  • Marketing: sia che vogliamo promuovere l’evento tramite i social o fare alla vecchia maniera con manifesti e volantini per tutta la città, questa sarà una delle spese più importanti di cui tenere conto. Minore sarà il tempo a disposizione, maggiore sarà la spesa ma di sicuro, dovremo tenere in considerazione anche la realizzazione di un sito web che aiuti tutti gli interessati a visualizzare il programma e lasciare i propri contatti...se prevediamo che l’evento non abbia altre edizioni, potremo accontentarci di una pagina fan o un gruppo aperto su Facebook.

4. Fissiamo la data!

Concediamo al nostro progetto abbastanza tempo per prendere forma, idealmente, sarebbe opportuno considerare 4-6 mesi per pianificare tutto se non di più (a seconda della natura dell’evento, specialmente se organizzato con il patrocinio di enti e comuni) Consideriamo le festività legali e religiose. Evitiamo periodi di vacanze scolastiche (vacanze invernali, primaverili ed estive) Controlliamo le date con gli ospiti: relatori, ospiti VIP, ecc. Dopo aver impostato la data (e aver già delineato il budget), potremo prenotare il servizio di catering o i fornitori dei prodotti che serviremo all’evento.
continua...




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